学校各部门、单位零星采购自行组织工作要求及程序

一、零星采购范围

单次采购总金额10万元（含）以下的专项资金建设项目。

二、零星采购的组织和责任

学校零星采购由相关采购部门、单位具体负责采购组织实施，部门主要负责人为采购第一责任人。学校零星采购工作坚持“谁采购，谁负责”的原则。

三、各部门、单位零星采购自行组织流程

1.预算金额在10万元（含）以下的采购项目，项目部门采购经费落实后，由项目部门采购领导小组按《政府采购非招标采购方式管理办法》和东莞职业技术学院关于公布《提高专项资金项目执行效率改革举措》的通知（黄院〔2020〕1号），制定本部门采购细则并依法依规组织采购活动。

2.零星采购时，采购部门、单位必须成立由部门、单位主要负责人牵头的三人以上招标采购（询价）小组，所在部门兼职纪检员或党总支、直属党支部负责纪检的工作人员参与监督。二级部门零星项目招标采购根据项目情况，可发出询价（或竞谈）招标文件，也可组织进行市场询价等方式组织采购。现场市场询价的需有专人记录产品规格、报价、售后服务等信息；发出招标文件的，被邀请方需制作投标报价文件并加盖单位公章（包含投标单位营业执照、产品规格型号、生产厂家、质保期、单价、售后服务、相关资格证明文件等内容）。项目评审小组在广泛调研、集体决策的基础上，坚持货比三家，选择质优价廉产品，并参照《东莞职业技术学院零星采购项目评审表》（见附件1-1），形成书面文字询价纪要。

《东莞职业技术学院零星采购项目评审表》在国有资产管理处“资料下载”中下载。

3.按照采购文件约定和中标供应商响应文件承诺的事项，部门与中标商家洽谈合同，并自行拟定合同初稿（合同中须包括购买的货物名称、规格型号、单价、数量；供货时间及方式；违约责任；付款方式等约定），附带合同初稿、评审纪要以及投标人加盖公章的报价表，按照合同审签用印流程报国有资产管理处及相关部门审核通过后，加盖学校合同专用章（01），部门零星采购合同由国有资产管理处按照部门合同年度流水进行统一编号。

货物和服务类合同参考模板（见附件1-2）。

4.单次采购金额在2万元以下(含2万元)的项目，采购部门自行与供应商询价洽谈，可不签署合同。

5.零星项目采购完成后，采购部门、单位须严格按采购合同及相关文件规定要求进行验收，验收人员（不少于三人）在验收报告上签字。

6.验收合格后，须计入固定资产的设备，采购部门、单位应按学校资产管理规定办理固定资产入账登记手续。

7.为加强招投标工作的监管，防止出现“拆分项目化整为零”等违规违法行为，特规定同一类型项目每月部门采购次数不超过2次（网上商城采购除外），当某一项目年度累计有超过招标限额可能的，对项目负责人进行提醒并暂停二级部门同类项目采购权限。特殊情况的，由主管校领导审批后实施。

四、网上商城采购及采购流程

1.二级部门自行采购权限内、属于网上商城品目目录内的设备采购，由二级部门通过“河南省电子化政府采购系统网上商城”直接办理查询、下单、验收等采购事项。

2.采购流程：二级部门管理员凭ID号和密码登陆河南省电子化政府采购系统→登陆网上商城→查询需求商品→确定意向产品品牌型号→系统自动显示各型号配置、价格等信息供采购人对比→确定商品后放入购物车→登记送货地址和联系人，确认下单→电商确认订单→自动生成合同→电商送货→采购人货到验收合格并收到发票后，于45 天内一次性全额支付（可采用公务卡、转账）→采购人验收评价→采购单位支付。

网上商城采购流程图如下：

网上商城操作具体方法详见《河南省政府采购网上商城操作手册》（适用于省级采购单位，2020年7月15日版本），国有资产管理处网页下载。

3.部门网上商城采购批量在10台套或总量在5万元以上的，原则上进行网上商城议价采购。

4.网上商城采购合同属于格式合同，不再进行网上合同审核。采购完成后由项目部门负责人在合同甲方代表人处签字后，到国有资产管理处加盖合同专用章，国资处留存原件1份。

5.项目部门凭采购合同和发票办理固定资产登记入账。完成相关手续后，项目负责部门安排专人凭合同、发票、资产加计单、验收报告等凭证办理财务报账手续。

6.各部门、单位应加强网上商城采购管理，指定专人负责网上商城采购工作，对部门操作ID号和密码严格管理，相关操作要细心和谨慎，下单前要仔细核对。部门操作管理员发生变化时应及时到国资处办理变更备案手续。因网上商城采购工作管理不善造成不良后果的，由项目部门负责。

7.采购部门、单位在网上商城找不到指定的品牌或型号的，根据政策要求，应首先考虑选择在功能和性能上接近的产品进行采购。

若网上商城采购设备不能满足教学及科研需求的，确实需要从其他供应商处购买的，由二级部门、单位提出申请，填写《东莞职业技术学院网上商城项目变更采购方式申请表》（附件1-3），经审批同意后另行组织招标采购。

8.采购部门、单位通过网上商城采购的商品应符合《河南省省级行政事业单位通用资产配置标准（试行）》（豫财资[2011]6号）有关规定，不得超标准采购。

9.网上商城采购的商品如有质量等问题，按《河南省省级政府采购网上商城管理暂行办法》中电商承诺执行。项目部门及时与电商联系解决。情况特殊、难以解决的，由国资处负责协调或向省财政厅政府采购处反映。

五、纪律及责任

1.各部门、单位应加强内控管理，充分发挥采购管理员、采购工作小组以及二级单位兼职纪检员在自行组织采购中的作用，切实做到严格把关，确保程序合规、合法。

2.各部门自行采购项目要留存好相关资料，以备学校监督及审计部门检查。

3.各部门在进行零星采购时，应坚持节约经费的原则，凡能汇总进行招标采购的应招标采购，避免化整为零规避招标的现象发生。

4.凡属网上商城采购范围的采购项目，不按本通知要求及流程规定采购的，不得报销采购费用。

5.学校零星采购工作接受学校采购工作领导小组的管理和监督，对违反规定的采购行为将追究有关人员的责任。

附件1-1.《东莞职业技术学院零星采购项目评审表》

附件1-2.货物及服务类合同（模板）

附件1-3.《东莞职业技术学院网上商城项目变更采购方式申请表》

附件1-1     东莞职业技术学院零星采购项目评审表

附件1-2（a）  货物类合同（参考模板）

                                合同年度编号：BM202*-***

东莞职业技术学院政府采购项目

合 同 书

项目合同书

采购单位（甲方）：东莞职业技术学院

供货单位（乙方）：xxxxx

通过竞标评审，乙方获得该项目的中标资格，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及有关法律、法规的规定，按照公正、公开和诚实信用的原则，甲乙双方共同达成如下协议。

一、甲方向乙方采购货物一览表

二、交货时间、地点及方式

2.1 交货期：甲乙双方签订合同后，乙方负责在XXX天内将所有设备运到甲方指定地点，并安装调试完毕。

2.2交货地点：甲方指定交货地点。涉及到货物参数等问题请提前与甲方联系并确认；交货验收时乙方必须有技术人员到场进行培训，否则出现货物缺少或丢失接收单位不承担责任。

2.3 交货方式：免费送货、免费安装、免费调试。

三、验收标准及方法

3.1货物安装调试完成并移交所有资料、工具后xx个工作日内由甲乙双方共同进行验收，验收合格后双方签订验收调试合格报告书一式3份，甲方2份，乙方1份。

3.2 验收按国家有关的规定、规范进行。验收时如发现所交付的货物有短装、次品、损坏或其它不符合本合同规定之情形者，甲方应做出详尽的现场记录，或由甲乙双方签署备忘录。此现场记录或备忘录可用作补充、缺失和更换损坏部件的有效证据。由此产生的有关费用由乙方承担，验收期限相应后延。

3.3 货物在运输和安装调试过程中发生短缺、损坏，乙方应及时安排换装，所需费用由乙方承担。

四、产品的质量保证及技术服务

4.1本合同下的供货范围包括所有合同货物和技术服务。

4.2乙方应向甲方提供全新、安全、技术水平先进、质量优良的原装正品产品，合同货物的技术规范、技术经济指标和性能应符合合同要求。

4.3乙方所投产品免费质保 xx 年，质保期外所有设备免费保修（只收取材料费）。

4.4 设备安装调试完成后，能够使培训人员达到熟练掌握、灵活应用的程度，能依据操作的基本规则对设备进行独立操作。

4.5 其他售后服务要求，均按照乙方投标文件中有关承诺执行。

五、付款方式

乙方把货物运到甲方指定的地点并安装，调试，经甲乙双方验收合格后凭合同、发票等凭证由甲方办理付款手续，货款通过银行转帐（或电汇）支付。甲方付乙方合同总额的xx%货款，余款为质保金，半年后无质量问题一次无息付清。

付款信息如下：

乙方银行开户名称：  ****公司       ；

乙方开户银行名称：*****银行支行   ；

乙方银行开户帐号：    ****25      ；

统一社会信用代码：  9141*****    ；

六、保证、索赔、违约金

6.1乙方所提供设备的规格型号、技术要求、质量不符合合同规定的，甲方有权拒收，并要求解除本合同，乙方向甲方支付合同金额5%的违约金。

6.2若乙方不能按期交付设备的，则应向甲方支付违约金。违约金为每延期壹周支付延误部分设备金额的0.5%。延期不足壹周按照壹周计算。支付违约金后，乙方仍对以上提及的合同产品和技术文档有继续交货的义务。

6.3乙方逾期30天不能交付的，按不能交付处理，乙方向甲方另行支付合同金额10%的违约金，同时甲方有权解除合同。

6.4若甲方无正当理由而拒收货物，甲方应向乙方偿付拒收设备款额1 %的违约金。

6.5如甲方未能按照合同如期付款，则应向乙方支付逾期违约金。违约金为每延期壹周支付延误部分金额的0.5%。延期不足壹周按照壹周计算。支付违约金后，甲方仍必须继续按合同履行付款义务。

七、争议的解决

7.1因本合同引起的争议，甲、乙双方应首先通过友好协商解决，如果协商或调解不能解决争议，任何一方可以向法院提出诉讼。

7.2本合同的诉讼管辖地为开封市合同履行地的管辖人民法院。

八、其他

8.1本次招投标相关文件是本合同签订的依据，与本合同具有同等的法律约束力。

8.2本合同有关内容未能详述约定的，以乙方投标文件承诺及描述为准。

8.3在执行本合同的过程中，所有经双方签署确认的文件（包括会议纪要、补充协议、往来信函）即成为本合同的有效组成部分。

8.4本合同正本一式肆份，甲方叁份，乙方壹份，经双方代表签字盖章即生效。

8.5 附件：设备技术参数表。

附件1-2（b）  服务类合同（参考模板）

                          合同年度编号：BM202*-***

东莞职业技术学院政府采购项目

合 同 书

项目合同书

采购单位（甲方）：东莞职业技术学院

供货单位（乙方）：           有限公司

通过竞标评审，乙方获得该项目的中标资格，甲乙双方依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及有关法律法规条款，经过友好协商就该项目的有关事项达成如下协议，以资共同遵守。

一、服务内容和范围

二、服务期、服务方式及服务地点

2.1项目服务期：

2.2服务合作方式：

2.3服务地点：

三、服务要求（方案）和标准

采购项目要求（包含服务范围、服务方式、服务质量标准、双方的权利及义务等内容）

四、付款方式

甲方项目负责部门凭中标通知书、合同、乙方开具的增值税发票、验收报告等凭证办理付款手续。验收合格后15个工作日内支付至合同总金额的100%。本合同款项由财政部门国库集中支付以银行转账方式支付，合同与发票上乙方银行开户和账号等信息须完全一致，请乙方认真核对有关支付信息。

付款信息如下：

乙方银行开户名称：有限公司；

乙方开户银行名称： 支行   ；

乙方银行开户帐号：        ；

统一社会信用代码：        。

五、售后服务及服务考核方案

采购项目要求（要有明确的服务承诺，服务考核方法、考核指标、奖罚措施等）。

六、违约责任与赔偿损失

6.1乙方提供的服务不符合本合同规定的，甲方有权拒收，并且乙方须向甲方支付本合同总价5%的违约金。

6.2乙方未能按本合同规定的时间提供服务，从逾期之日起每日按本合同总价3‰的数额向甲方支付违约金，违约金累计总额不超过合同总价的5%；逾期半个月以上的，甲方有权终止合同，由此造成的甲方经济损失由乙方承担。

6.3甲方无正当理由拒收接受服务，甲方向乙方偿付本合同总的5%的违约金。甲方逾期付款，则每日按逾期付款金额的3‰向乙方偿付违约金，违约金累计总额不超过欠款总价的5%。

6.4若一方因故需要提前终止本合同，必须提前    天以书面形式通知对方，并经双方协商同意后可以提前终止本合同。若终止合同给对方造成损失的，应当赔偿对方经济损失。如一方未履行提前通知义务擅自终止本合同，则该方应承担违约责任，向对方偿付本合同总价的5%的违约金。

6.5如果甲方或乙方严重违反合同条款，则合同的另一方可终止合同，并及时通知对方，由责任方赔偿对方由此造成的经济损失。

6.6服务要求、考核等违约……

6.7其它违约责任按《中华人民共和国民法典》处理。

七、不可抗力

任何一方由于不可抗力原因不能履行合同时，应在不可抗力事件结束后1日内向对方通报，以减轻可能给对方造成的损失，在取得有关机构的不可抗力证明或双方谅解确认后，允许延期履行或修订合同，并根据情况可部分或全部免于承担违约责任。

八、争议的解决

8.1因本合同引起的争议，甲、乙双方应首先通过友好协商解决，如果协商或调解不能解决争议，任何一方可以向法院提出诉讼。

8.2本合同的诉讼管辖地为开封市合同履行地的管辖人民法院。

九、其它

9.1本合同所有附件、招标文件、投标文件、中标通知书均为合同的有效组成部分，与本合同具有同等法律效力。

9.2在执行本合同的过程中，所有经双方签署确认的文件（包括会议纪要、补充协议、往来信函）即成为本合同的有效组成部分。

9.3如一方地址、电话、传真号码有变更，应在变更当日内书面通知对方，否则，应承担相应责任。

9.4除甲方事先书面同意外，乙方不得部分或全部转让其应履行的合同项下的义务。

十、合同生效

10.1本合同正本一式伍份，甲方叁份，乙方贰份。合同自双方法人代表或授权代表签字并加盖合同专用章或公章之日起生效。

10.2本合同附件：项目服务方案。

附：项目服务方案

附件1-3 《东莞职业技术学院网上商城项目变更采购方式申请表》 备注：1.变更为单一来源采购方式的，按单一来源招标采购方式相关规定办理；

 2.变更为其他采购方式，需写明详细理由。